规章制度撰写的技巧与风险控制

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规章制度撰写的技巧与风险控制
俗话说，“国有国法，家有家规”。企业在自行管理的过程中，除了要遵守法律法规的规定，更多时候是依靠企业自行制定的规章制度进行管理和约束。企业的规章制度不完善往往会成为劳资纠纷的诱因。因此，合法有效，并富有人性化的企业规章制度是企业管理中的重要保障。
一、规章制度在企业管理中的重要作用
规章制度在企业管理中的重要作用主要表现在：
第一，规范员工和管理者的行为，提高经营效率。
第二，减少劳资纠纷，降低用工风险和用工成本。
第三，企业在用工管理尤其是处理劳资纠纷时占据主动地位的保障。
第四，在中长期劳动合同及无固定期限劳动合同的背景下，规章制度将成为解除劳动合同的主要依据。
用人单位的规章制度是其内部管理的重要依据，根据《劳动合同法》第三十九的规定，劳动者存在严重违反用人单位规章制度的情形，用人单位可以解除劳动合同。但是，并不是劳动者出现了违反规章制度的情形，用人单位就一定可以依据其规章制度解除与劳动者的劳动关系。用人单位依据其规章制度进行内部管理时，必须要满足其规章制度在制定过程中程序及内容合法，并且向劳动者履行了公示告知程序。
[举案说法]
陈某于2010年2月23日入职北京某食品有限公司（以下简称某食品公司），双方签订了起止期限为2010年2月23日至2011年2月22日的劳动合同，陈某的工作岗位为北京公司经理，月工资为13000元（税前）。2010年10月26日，某食品公司以陈某提供虚假票据骗取公司财务为由解除了与陈某之间的劳动合同。某食品公司为证明其解除陈某的行为合法性，向法院递交了多份证据，主要包括：《员工手册》证明公司对提供虚假票据骗取财务可以解除有明确规定；公司人事制度考核试卷及入职培训考核试卷等证明员工手册陈某已经学习，公司进行了公示告知；陈某作出的对员工处罚批示的电子邮件，证明陈某知悉员工手册内容；内部审计报告及各项贴票和领款票据单，证明陈某确实存在严重违纪的事实行为。
陈某不同意公司的解除决定，并且坚持认为：1、自己不知道公司的员工手册及关于报销的政策，也不知道该行为可以被解除，对人事制度考核试卷等内容不认可，认为并未显示有对财务报销制度的培训；2、自己不存在提供虚假票据骗取财物的违纪行为，自己系正常进行财务报销，并且公司已将报销款实际进行了支付，现又称欺诈不合常理。与公司协商不成，向劳动仲裁委员会提起申诉，主张：一、撤销某食品公司2010年10月26日作出的解除劳动合同决定；二、某食品公司支付其2010年10月26日至2011年2月22日期间的工资52000元及25%的经济补偿金13000元；三、终止劳动合同的经济补偿金13000元及50%的经济补偿金6500元、2010年2月23日至2011年2月22日期间奖金78000元。劳动仲裁裁决驳回陈某的请求，陈某不服仲裁向北京市某区人民法院起诉。
一审法院判决：
一、撤销某食品公司于2010年10月26日作出的与陈某解除劳动合同的决定；
二、某食品公司于本判决生效之日起十日内支付陈某2010年10月26日至2011年2月22日期间的工资49609.19元；
三、某食品公司于本判决生效之日起十日内支付陈某终止劳动合同经济补偿金13000元；
四、驳回陈某的其他诉讼请求。
北京市第一中级人民法院维持一审判决。
看起来理由很充分、本应胜诉的某食品公司，为什么会败诉？
某食品公司终审败诉的主要原因，法院认定有两点：1、公司提交的人事制度考核试卷等不能明确显示是对员工手册内容进行的考试，对员工处罚批示的电子邮件无陈某本人签字，故不能证明陈某知道公司员工手册的内容，尤其是其中的财务制度规定；2、公司提供的内部审计报告、违规领款申请及报销单等证据均无法有效证明陈某存在严重违纪行为，公司证据不足。
由此可见，公司对辞退员工，尤其是以严重违反单位规章制度为由解除与员工的劳动合同，是需要承担较为严格的举证责任的。一方面需要证明所依据规章制度的合法性以及对员工有拘束力，另一方面须有充足证据证明员工存在能与规章制度的相关条款对应的，严重违纪的事实行为。除此之外，还需遵守通知工会、发放和送达书面解除通知等程序性规定。
二、规章制度有效的三要素
《劳动合同法》第四条规定：“用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。
用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。
在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。
用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”
由此可以将规章制度有效的三要素总结为：内容合法、民主程序和公示告知。
第一，规章制度必须保证内容合法。
规章制度的具体内容必须依法制定，“依法”应当作广义的理解，指包括《劳动法》、《劳动合同法》、《社会保险法》、《妇女权益保障法》和《人口与计划生育法》所有的法律、法规和规章。有些用人单位为了达到约束劳动者的目的，在制定规章制度时，自行规定了很多不合法的条款要求劳动者必须履行。常见的不合法条款例如：1、年终考核实行末位淘汰制度；2、迟到罚款制度；3、加班是一种奉献，公司安排加班，员工应无条件服从；4、工资中包含社保费用，社保自行交纳，员工本人承担未交纳保险的后果，工伤概不负责；5、在职期间不得谈恋爱、不得结婚，入职3年内，不能生孩子；6、合同期未满辞职，须交违约金；7、年假应在本年度休完，过期未休完视为本人放弃；等等。这些不合法的条款不仅不能作为用人单位内部管理的依据，反而存在因规章制度不合法导致劳动者依据《劳动合同法》第三十八条提出解除劳动关系，并要求用人单位支付经济补偿金的法律风险。
规章制度在制订过程中，除了应保证内容的合法性之外，还要注意内容的合理性。有些条款内容虽然不违反法律法规的规定，但存在明确的不合理性。例如，旷工一天视为严重违纪，予以解除劳动合同处理；迟到一次给予解除劳动合同处理；造成损失500元给予解除劳动合同处理。由于规章制度的内容不合理，在劳动者与用人单位发生劳动争议时，用人单位往往会因此承担败诉的风险。
第二，制定规章制度需要经过民主程序。
制定规章制度需要经过民主程序指的是劳动者依照法律规定，通过职工大会、职工代表大会或者其他形式，参与民主管理或者就保护劳动者合法权益与用人单位进行平等协商，也就是说规章制度不再是企业的“一言堂”。用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。
例如，王某在某财务公司工作期间，多次发生短款和多付现象，尽管作出深刻检讨，但财务公司援引其两项企业规章，按照“劳动者前后四次违反财务制度，企业有权解除合同”的规定，解除与王某的劳动合同。王某对不服，诉至法院。本案中某财务公司不能举证证明其规章制度经民主程序讨论通过并为王某所明知，因此应当承担不利后果。此外，即使某财务公司的规章可以生效，企业开除员工的决定也应当慎重作出。因王某在工作中的失误行为对照该规章和《劳动法》的规定尚达不到辞退的条件，因此某财务公司辞退王某的处理决定不当，应予纠正。
用人单位在制定规章制度过程中必须留存经职工代表大会或者全体职工讨论、与工会或者职工代表平等协商及最终公示的证据，包括会议纪要、讨论情况和经过、张贴公告的记录等。
履行民主程序绝对不能走过场，有些国有企业在制定规章制度时经常是领导的意志起着决定性作用，认为只要通过几个部门甚至是某个部门的个别领导授意即可形成规章制度。由于很少经过员工或职代会的充分讨论、修改，多数国有企业在管理中很少能够体现出“以人为本”的人性化管理，没有形成真正重视员工、关心员工和激励员工的生产工作氛围，在制度的形成过程中表现为民主性不足，所以国有企业中员工对制度的认同度较差、对执行制度的主观自律意识低，不利于企业规章制度的贯彻执行。
第三，规章制度的公示与告知。
用人单位经过合法的民主程序，制定了内容合法合理的规章制度，但仍然不能说规章制度就一定有效。因为用人单位还必须要向劳动者公示告知其规章制度，并且要注意保留已经公示告知的证据。
关于用人单位规章制度公示告知的具体方式，相关法律法规未作更具体的规定和要求，于是在实践中，各种类型的单位采取了五花八门的公示告知方式，不能说违法，但从证据留存及公示告知的证据效力上来说，建议单位采取以下公示告知方式：
1、员工手册发放法：将劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度制定成册，同时制作员工手册领取单，员工本人签字，与劳动合同等一并留存，该种方式使用最为普遍，也是最值得推荐的方式。
2、内部培训法：通过召开全体员工大会或者以部门、以小组等为单位召开培训会议，对单位的各项规章制度进行培训、学习，并保留好培训及学习记录。注意记录内容一定要体现：培训时间、地点、参会人员、培训内容、与会人员本人签到内容。
3、劳动合同约定法：在设计劳动合同文本时，明确约定：员工在签订劳动合同时已经阅读、学习单位的xxx制度，同时作为本合同附件的xxx制度等已经收到并学习。需要说明的是，很多单位的劳动合同版本仅写明单位制度作为合同附件，这种简单的约定方式在实践中一般是不会被认可的。
4、考试法：即在员工学习完各项制度后，通过开卷或闭卷考试的方式本人亲自答写单位的相关制度，在设计试卷形式及内容时务必要涉及到员工手册的全部重要内容，不能有明显遗漏，同时保留试卷原件。
5、传阅法：单位的各项支付由员工传阅学习，学习完后签字，单位留存传阅单的员工签字，但在涉及签字单时务必明确传阅文件的名称，避免名称不清导致的不能证明传阅内容带来的风险。
6、入职登记表声明法：入职登记表设计时有关于入职培训的内容，明确培训被容包括单位的各项规章制度，由员工本人签字确认。
同时还应该注意有些公示告知的方式虽然比较常用，但却存在很大风险，应尽量避免。国有企业常会以下发“红头文件”的方式代替向员工履行告知程序，有些领导以为在墙上挂满各种规定就完成了告知手续。这些都是对公示告知的错误理解。另外，从证据效力、证据保留成本等角度分析，尽量避免在很多企业、尤其是外企中流行的电子邮件告知或内部网告知方式，一旦产生仲裁或诉讼，无论是从证据的采集成本来看，还是证据的效力上来看，均存在诸多麻烦和较高的成本问题，而且在实践中经常出现员工以“未看到内部网、未收到电子邮件”等理由否认单位以此方式的公示告知，单位将面临很大的法律风险。
例如，北京朝阳区某餐饮公司，一名后厨人员，在禁烟的工作场所吸烟，被发现两次。根据公司的劳动纪律规定，发现两次吸烟的视为严重违纪，公司领导非常气愤，认为该职工已经严重违反了单位的规章制度，决定予以辞退。
但在诉讼过程中，该职工主张自己从不知道单位的规章制度，并未向自己出示过。虽然一名在公司工作10多年的老职工，不可能不知道单位的规章制度，但因单位无法举证已向该职工公示与告知，最终败诉。
三、规章制度制定中的常见问题
企业在制定规章制度时还应避免出现以下常见的问题：
1、规章制度的内容要系统，要保持规定的一致性，不能前后矛盾。
2、规章制度的内容要全面，重要制度、重要条款必须有体现，不能与合同冲突原则，例如在劳动合同中规定了病假工资的支付标准，但规章制度中又规定病假期间不支付工资等违法条款。
3、规章制度的具体条款要清晰界定、尽量明确。避免设置对自己不利条款，例如单位拖欠工资需要另行支付工资标准的25%金额作为经济补偿金，再如有些单位在规章制度中规定了“经批评教育无效”可以解除劳动合同的条款。避免不好执行的条款表述，例如有些单位规定了旷工2次可以解除劳动合同的条款，但却没有规定旷工1次的具体天数。还要注意在规章制度中明确界定“重大”、“较大”、“天数”等的具体标准。
4、规章制度的文字表述庄重、严谨、准确、合理、禁止“口号式”。尤其是有些国有企业的规章制度内容空虚、规定笼统，原则性、概括性、方向性的规定居多，官话套话多，经常出现口号式的规定，如“禁止员工有xxx行为，号召员工有xxx行为”等，对工作责任、管理流程、生产要求、实施细则和保障措施等具体的规定少，一旦产生争议，企业处理起来难度就很大。
5、规章制度中对于严重违纪的标准要严格界定。有些国有企业的规章制度中关于对员工的处罚方式还在使用“开除”、“通报批评”等不合法的方式，这些规定不仅不能维护劳资双方的合法利益，时常还会成为引发劳资矛盾的导火索，而且以上方式已经于现行的劳动合同法规定的惩处方式不符。在制定规章制度时，最好分为轻微违纪、一般违纪、严重违纪等几档标准，并严格界定。
综上所述，合法有效的规章制度应具备三要素，即：内容合法、民主程序、公示告知，三者缺一不可，否则便对劳动者不发生法律效力及拘束力。而其中最重要的公示告知要素，单位必须举证已经向每一名员工公示告知，并拿到切实的证据才可以，不能想当然认为只要客观上进行过就万事大吉了。
最后，用人单位在制定规章制度过程中应注意法律风险的防范，并争取能够做到：
一、成立职工代表大会，健全工会组织，发挥工会桥梁和监督作用。
二、依法制定，确保合法有效。
三、严格执行，依章治企。
四、清理现有规章制度，及时修改、重建与新《劳动合同法》不一致的内容，完善法定程序。
五、提升企业文化内涵，构建和谐稳定的劳动关系。