用人单位劳动争议法律风险防范——人力资源岗位劳动合同管理/朱怡妍

用人单位劳动争议法律风险防范
——人力资源岗位劳动合同管理  
朱怡妍
前言：《中华人民共和国劳动合同法》自2008年1月1日起施行以来，在实践中发生的劳动争议案件，有大部分案件涉及因用人单位未与劳动者签署劳动合同，而导致劳动者要求支付未签劳动合同的双倍工资，在此类案件中，又有部分案件涉及用人单位管理存在疏忽致使负责人力资源的劳动者在离职时将劳动合同带离，从而向用人单位要求索赔双倍工资的案件在目前也大量存在，现笔者以下述案例阐明用人单位在与从事人力资源的劳动者之间因劳动合同而产生的法律风险及防范措施。
案例：2009年6月20日，冯女士入职于某公司，工作岗位为人力资源部经理，工资构成为基本工资＋各补贴，工资支付方式为银行转帐。双方签署书面劳动合同于2010年6月19日到期。之后，由于公司与其他公司合并，冯女士被调往其他部门任职，但冯女士不同意公司安排的工作岗位，双方就调整工作岗位协商未达成一致意见，冯女士于2010年4月20日致函公司要求解除劳动合同。并在离职时将其保管的应属公司保留的劳动合同带走。2010年5月9日，冯女士向劳动争议仲裁委员会申请仲裁要求公司支付未签定劳动合同的双倍工资。仲裁立案后，最终结果支持了冯女士的仲裁请求。
点评：
依据《中华人民共和国劳动合同法》第八十二条　用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资。
《中华人民共和国劳动争议调解仲裁法》第六条发生劳动争议，当事人对自己提出的主张，有责任提供证据。与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的，用人单位应当提供；用人单位不提供的，应当承担不利后果。
依据上述规定，如员工向用人单位主张未签劳动合同的双倍工资，关于是否与员工签署书面劳动合同的举证责任在用人单位一方，而用人单位所掌握的证据即劳动合同恰恰由负责人力资源的员工所保管，该员工在离职时将本应属于用人单位的劳动合同带离，因此，导致用人单位无法举证，且在用人单位无法证明员工在离职时将上述证据带离或其他证据证明双方曾签署劳动合同的情况下，则需承担举证不能的不利后果。
鉴于上述情形，笔者在此建议用人单位可对从事人力资源人员进行必要的特殊管理：
一、对于从事人力资源岗位的员工，由股东直接负责与该员工签署劳动合同，并将劳动合同予以保存。
公司在录用人力资源岗位员工时，往往认为负责人力资源岗位的员工应当负责公司全部的劳动合同签署，当然也包括其本人的劳动合同签署，但是在实际中，负责人力资源的部门在完成与公司其他人员签署劳动合同后，却未办理自己与公司签署劳动合同手续的情形也大量存在，在此类情形发生后，如双方发生纠纷诉至仲裁，公司一方无法举证，且如用人单位以负责人力资源员工本身的疏忽未签署书面劳动合同予以抗辩的理由也难以得到支持，从而面临支付双倍工资的困境。
基于上述情形，笔者认为，在人力资源岗位员工入职时，建议由公司股东负责与该岗位员工签署劳动合同，并将合同予以存档保管，如发生纠纷后，作为用人单位一方将有据可循，从而降低企业劳动法律风险。
二、公司股东定期核查劳动合同签署情况，并将劳动合同档案定期收缴保存。
在《中华人民共和国劳动合同法》实施后，仍存在用人单位不与劳动者签订书面劳动合同的情形，但在此类案件中出现有个别当事人利用曾担任人事主管等职务便利，在离职时，将其保管的应属用人单位一方留存的劳动合同带走。在双方发生争议时，劳动者一方向用人单位主张未签订劳动合同的双倍工资赔偿，因用人单位一方无法出具书面劳动合同也无其他相关证据印证上述事实的情形下而导致败诉。
鉴于此类情形在劳动争议纠纷中时有存在，在此，笔者建议作为用人单位一方应建立定期由股东核查员工劳动合同签署情况制度，如发现有未签劳动合同者应及时补签，对于已签订劳动合同的员工制定劳动合同签收台账，要求员工签名签收，并将所签署劳动合同及签收档案予以收缴存档保管，从而杜绝上述情形的发生。
三、对不愿签署劳动合同的，用人单位应及时与员工解除劳动关系。
《中华人民共和国劳动合同法实施条例》第六条规定，劳动者不与用人单位订立书面劳动合同的，用人单位应当书面通知劳动者终止劳动关系。法律之所以要求用人单位与劳动者签订书面劳动合同，在于书面劳动合同以文字形式记载了双方的权利和义务，可以减少用人单位与劳动者之间就劳动合同的内容可能产生的纠纷。如双方产生纠纷，书面劳动合同可以成为双方最直观的、更有说服力的证据。如双方无劳动合同，在发生纠纷时，双方权利义务关系将难以保障。
在实践中除用人单位一方不签署劳动合同外，也存在部分劳动者不愿签署劳动合同的情况，基于此情形，笔者建议，如该员工属企业急需岗位人才，但不愿意签署劳动合同的，用人单位可要求员工一方签订因个人原因不愿签订劳动合同的声明书，证明员工自已不愿签订劳动合同，同时放弃双倍工资的赔款，并承担因此产生的法律责任，由用人单位在企业发布已通知该员工签订劳动合同但因其个人原因不签订劳动合同的公告。如该员工不同意签署不愿签订劳动合同声明书，也不同意签署劳动合同的，在用人单位不存在不签订劳动合同过错时，用人单位可依据法律、法规单方解除劳动关系，但用人单位应依照劳动者提供的劳动支付报酬。否则，如双方发生争议，将面临向劳动者支付双倍工资的不利的后果。
综上情形，用人单位与劳动者建立劳动关系应当及时订立书面劳动合同，劳动者拒不签订劳动合同的，应当及时采取相关措施或通知劳动者解除双方劳动关系，针对特殊岗位的员工，用人单位应建立特殊的管理制度，并及时有效的执行，才能降低企业劳动人事法律风险的发生。