企业家如何防范法律风险之八/唐青林

企业家如何防范法律风险?之八
企业合同法律风险防范(上)
唐青林　项先权
　　合同对于企业来说非常重要，企业通过合同交易的双方或多方的意思固定下来，供双方遵循、执行。
　　很多合同履行期限较长，在合同签订、履行过程中，很可能由于形势发生变化、各方对合同条款存在不同的理解，因而可能发生纠纷或争议。书面形式订立的合同在双方发生争议时就可以作为证据使用。
　　因此笔者建议企业对外发生业务往来时，尽量签订书面合同。我国法律认可的书面合同的形式包括合同书、往来信函、传真、电报、电传、电子数据交换、电子邮件等。
　　但是签署书面形式的合同并不足以避免法律风险。我国合同法把合同种类分为买卖合同，供用电、水、气、热力合同，赠与合同，借款合同，租赁合同，融资租赁合同，承揽合同，建设工程合同，运输合同，技术合同，保管合同，仓储合同，委托合同，行纪合同，居间合同。这十五种合同，每种合同都有其特有的法律风险，防范法律风险的策略也不一样。本文拟对上述各种合同存在的共同的法律风险进行简要分析。
◎合同尽量采用书面形式
　　俗话说“口说无凭”，我国《合同法》规定，当事人订立合同可以采用书面形式、口头形式和其他形式。但是法律、行政法规规定采用书面形式的，应当采用书面形式。
　　当然，书面形式并非必须要纸张记载的形式。我国合同法规定，书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式。
　　我国合同法对一些合同规定必须采用书面形式。例如，合同法规定租赁期限六个月以上的《租赁合同》应当采用书面形式，否则视为不定期租赁；借款合同应采用书面形式；融资租赁应当采用书面形式；建设工程合同应当采用书面形式委托监理合同应采用书面形式；技术开发合同应当采用书面形式；技术转让合同应当采用书面形式，等等。
◎加强对外签署合同的审批流程
　　一般而言，一份合同的签署，应该由以下几个步骤组成：(1)业务部门与对方初步洽商、草拟合同；(2)业务部门经理审核业务可行性、风险；(3)法律部门审核法律风险，出具《法律意见书》；(4)财务部分出具分析意见；(5)分管领导审批；(6)董事长根据企业发展战略角度进行取舍、审批；(7)签署合同；(8)登记存档；(9)履行合同。
　　当然，并不是所有的合同都需要律师出具法律意见书，例如企业采购一批价值几十元的文具。所以指定《合同审查审批制度》时，应该考虑授权合理，日常性的、小额的经营行为，签署一般合同，应授权业务部门独立完成，让企业老总有更多的时间去思考企业发展战略问题，而不是购买文具也要企业老总签字批准。
　　所以，企业应根据自身特点，制定《合同审查审批制度》，绘制《合同审查审批表》。合同审批主要针对大额的、重大合同，这些合同应慎重为之。重要合同之前一定要律师对合同进行审核、出具法律意见书。制度要对重大合同作出定义，例如企业可以根据实际情况，规定涉及一定金额(例如10万元、100万元)以上的合同可以定义为重大合同，应按照企业《合同审查审批制度》执行，各个部门填写《合同审查审批表》后，方能签署。
　　《合同审查审批表》应包括申报业务部门、申报时间、合同名称、合同类别、合同标的、合同编号、合同总金额、合同履行期限等主要信息进行记载。各个涉及的业务部门经理、法律部门、财务部、分管领导、董事长分别先后签字审批。企业公章管理部门根据最终董事长的签字，确定是否盖章。禁止在董事长签字批准之前，公章管理者在任何重大合同文本上面盖章。
◎对合同条款精雕细琢、防范法律风险
　　我国的合同法第十二条规定，合同的内容一般包括以下条款：(一)当事人的名称或者姓名和住所；(二)标的；(三)数量；(四)质量；(五)价款或者报酬；(六)履行期限、地点和方式；(七)违约责任；(八)解决争议的方法。
　　一份完善的合同，应该是对上述条款进行细致的撰写，能指导合同双方按照签署合同的真实意思来履行。合同条款应全面、无重大遗漏，并且合同条款不应有歧义，否则就可能给合同的履行带来困难。因此，订立合同时要力争做到用词准确、清楚，避免产生歧义。对于重要的合同条款(例如金额、履行期限、违约责任等)，要字斟句酌。
　　当事人的名称或者姓名和住所条款。这个条款注意：(1)涉及合同各方的公司名称的，一定要写全称，不能写简称。(2)住所条款。合同主体是自然人的，写身份证地；合同主体是法人的，写法人的营业执照所记载的地址。(3)一定要弄清楚谁是合同的主体。因为合同仅仅约束参与签署合同的各方主体，所以把某个公司写入甲方、乙方、丙方、丁方就很重要。例如购买A公司的资产，则合同主体应写A公司；但是如果合同是购买A公司的股权，则合同主体应写A公司的股东。如果主体弄错了，就可能出现无权代理、可撤销合同。
　　标的条款。关于合同的标的，我们一定要和对方商量清楚。究竟合同交易的是什么？是专利权还是专利使用权？是什么产品？产品的型号规格？详细的描述可以避免供需之间出现差错。此外，双方还应对质量进行约定。如果约定不明，我国合同法规定了一个推定的法则：质量要求不明确的，按照国家标准、行业标准履行；没有国家标准、行业标准的，按照通常标准或者符合合同目的的特定标准履行。
　　价款或者报酬条款。这个条款是双方最为关心的条款，撰写合同的时候一定要注意计量单位(每公斤120元还是每市斤120元)；如果是涉外合同，报酬是按美元还是人民币计价？当然，如果万一当事人未能对该条款进行约定，我国合同法也规定了一个推定的法则：价款或者报酬不明确的，按照订立合同时履行地的市场价格履行；依法应当执行政府定价或者政府指导价的，按照规定履行。
　　履行期限、地点和方式。履行期限、地点和方式条款一定要写清楚，尤其是涉及期限的。例如写“乙方应在五日内完成工作任务”与“乙方应在五个工作日内完成工作任务”是不一样的。
　　还有，履行期限要注意起止的计算方法。例如，若仅仅约定“自增资完成之日起届满十八个月，乙方应收购甲方股权”，那么在合同履行过程中就会出现问题：究竟从以下哪一天开始算“增资完成”：(1)签署增资协议之日起计算。(2)资金注入验资账户、注册会计师出具验资报告之日起计算。(3)公司增资后，换取新的营业执照之日起算。因此，为了避免未来发生纠纷，写合同的时候就应该予以明确。可以这么写：“自增资完成之日起届满十八个月，乙方应收购甲方股权。本条所称‘增资完成之日’是指注册会计师出具验资报告所记载的、甲方将资金划入指定的验资账户之日”。这样写清之后，履行的过程中就不容易出现纷争。
　　履行地点条款。为了节省运费或其他合同履行成本，应尽量约定在本地履行合同中的交付义务。若当事人未能对该条款进行约定，我国合同法规定了一个推定的法则：履行地点不明确，给付货币的，在接受货币一方所在地履行；交付不动产的，在不动产所在地履行；其他标的，在履行义务一方所在地履行。
　　付款期限的条款。付款期限是双方都非常敏感的问题，尤其应明确约定。模棱两可的约定会给合作方找到拖延付款的理由。例如以下约定的付款期限就都有问题：(1)季付。季付仅约定了付款频率，但是未约定具体的付款时间。合理的约定，可以约定为“每季度开始后的第一个工作日结算、付款”或者“每季度最后一个工作日结算、付款”；(2)检验合格后付款、收到货物后付款。这种约定的问题在于，究竟是检验合格、收到货物后多少天付款？如果约定“检验合格后3日内付款”、“收到货物后3日内付款”。这样约定后，合同的双方心里都有数，不会因为付款期限问题发生争议。
　　总之，合同的约定不怕细致，越细致越有利于合同双方履行合同，避免发生歧义、产生合同纠纷。
◎签署前对合同对方资格及资信审查
　　我们和谁签合同？这一点在签署合同之前首先要弄清楚。在商业交往中，有些商业人士的名片上印刷的“头衔”很多，既是这个公司的董事长，又是那个公司的总经理。我们是和哪个商业主体合作呢？这个问题首先要弄清楚。
　　首先是主体合法性审查。如果对方是自然人，我们就要其提供身份证复印件；如果对方是公司，我们就要求其提供营业执照复印件，作为合同的附件。别小看这个身份证复印件或者公司营业执照的复印件。身份证复印件可以作为未来一旦对方违约，企业追究责任的线索；而营业执照复印件，记载了对方公司的注册资本、注册地址、年检状况等信息。这些信息对于判断对方公司实力、法律地位的状况等非常有意义。通过查看营业执照复印件上记载的年检信息，可以知道和我们签署合同的公司是否合法存续，可以避免和已经注销的企业签署合同。有些企业签署合同后，将货物交付给对方后发现对方迟迟不付款，后查询才发现合同对方早已被工商局吊销营业执照。这时候再来维护自己的合法权益为时已晚。
　　当然，我们在签署合同之前，还应该对合同对方进行基本的资格审查。主要审查合同对方有无签署该类合同的资格。我国法律对某些特殊行业的从业资格作了限制性规定，没有该行业从业资格的单位和个人不得从事特定的业务。如果我方未进行资格审查，贸然与没有资格的主体签订此类合同将给我方带来经济损失。例如，我们与某公司签署合同进行合作房地产开发，而对方并无房地产开发资质，那么双方签署的《合作开发房地产合同》就可能无法履行，给企业带来不必要的麻烦和损失。
　　其次，企业在进行重要的交易之前，应尽量对合作对方做资信调查。资信调查有利于未来履行合同。进行资信调查的方法比较简单，通过该企业的上游企业或者下游企业，了解该企业履行合同是否讲信用，是不是“老赖”。如果是“老赖”，并非我们就不和他做生意，而是如果我们知道对方是“老赖”的话，我们就会在合同签署和履行过程中时刻注意把握和控制风险，在合同条款设计方面更加注意细节，防范“老赖”占企业的便宜。例如要求其先付款，或者要求其提供履约担保等，避免与老赖“短兵相接”。
注：本文为“企业家法律风险防范”系列文章之一，系列文章的部分内容摘自作者于2008年11月在北京大学出版社出版的《企业家法律风险防范》（MBA、EMBA教材）。本文首次刊登于《法制日报?周末》。
注：
1、本文首次刊登于《法制日报?周末》，作者为唐青林（北京市安中律师事务所律师）、项先权（浙江新台州律师事务所律师）。
2、本文为“企业家法律风险防范”系列文章之一。主要内容摘自作者于2008年11月在北京大学出版社出版的《企业家法律风险防范》（MBA、EMBA教材）。
    ■唐青林北京市安中律师事务所律师
    ■项先权浙江新台州律师事务所律师